پنجره
Export Report باز می‌شود.
در قسمت File name نام مورد نظر خود را وارد کنید.
در قسمت Save as type می‌توانید نوع فایل خروجی را
تعیین نمایید. انواع فایل خروجی پیش بینی شده به شرح زیر است: پس از انتخاب «پیش نمایش»، در پنجره (تنظیمات چاپ) و انتخاب کلید «تایید» پنجره پیش نمایش چاپ، نمایش داده می‌شود. در این پنجره دقیقاً آن‌چیزی که چاپ خواهد شد را مشاهده می‌کنید.
در این صفحه می‌توانید عملیات زیر را انجام دهید. البته در بیشتر مواقع فقط از چاپ جهت چاپ در پرینتر استفاده می‌شود.
یکی از امکانات مفید این سیستم، امکان انتقال گزارشها به فرمت نرم افزارهای دیگر است. با انتخاب
شکل پنجره
Export Report باز می‌شود.
در قسمت File name نام مورد نظر خود را وارد کنید.
در قسمت Save as type می‌توانید نوع فایل خروجی را
تعیین نمایید. انواع فایل خروجی پیش بینی شده به شرح زیر است:
· Crystal Reports (*.rpt) - این فرمت خاص Crystal Report است و نوعاً برای کاربران این سیستم کاربرد چندانی ندارد.
· Adobe Acrobat (*.pdf) - فرمت معروف PDF است که برای مشاهده فایلهای از این نوع، باید برنامه Acrobat Reader نصب شده باشد. جهت بایگانی الکترونیکی گزارشها و یا قراردادن گزارش در سایت اینترنی، این حالت بهترین گزینه است.
توضیحات :
معمولاً برنامه Acrobat
Reader روی یکی از CDهای همراه کامپیوتر شما وجود دارد.
· Microsoft Excel(*.xls) - فرمت نرم افزار معروف « اکسل» است که بیشتر حسابدارها با آن آشنا هستند. این فرمت برای انجام اصلاحاتی و تهیه گزارش جدید مفید است.
· Microsoft Excel Data Only (*.xls) - فرمت نرم افزار معروف اکسل « اکسل» که بیشتر حسابدارها با آن آشنا هستند. این فرمت برای انجام محاسبات پیش بینی نشده در سیستم و تهیه نمودارهای گرافیکی مناسب است.
توضیح: برای نرم افزار اکسل دو حالت وجود دارد. یک حالت با اطلاعات مربوط به ساختار گزارش و حالت دیگر، فقط اطلاعات. حالت دوم برای رسم نمودار مناسبتر است.
· Microsoft Word(*.doc) - فرمت نرم افزار معروف «ورد» است. برای اصلاح برخی بخش های گزارش و تهیه گزارش جدید مفید است.
· Rich Text Format(*.rtf) - فرمت استانداردی برای فایلهای تحت Windows است. اگر لازم است گزارش به نرم افزار دیگری غیر از موارد بالا منتقل شود، معمولاً می‌توانید از این فرمت واسطه استفاده کنید. اکثر نرم افزارهای پردازش متن (از جمله WORD) این فرمت را می‌شناسند.
با انتخاب شکل
پنجره (Print)
باز می‌شود، اگر می‌خواهید
کل گزارش در چاپگر پیش فرض چاپ شود، کلید «OK» (یا
Enter) را بزنید. در موارد لازم می‌توانید
از تنظیمات به شرح زیر استفاده کنید.
· اگر نمی‌خواهید در چاپگر پیش فرش چاپ کنید، در قسمت Printer در کادر Name نام چاپگر مورد نظر را انتخاب کنید. در صورتیکه برنامه فکس نصب شده باشد و بخواهید گزارش را فکس کنید، چاپگری را انتخاب کنید که در آن کلمه FAX وجود داشته باشد. این نام ممکن است اسامی مثل «Fax» یا «WinFax» یا «PIC NT Fax Printer» و موارد مشابه باشد.
· در صورتیکه (بنا به هر دلیلی) نمی‌خواهید کل گزارش را چاپ نمایید، در قسمت Print range با انتخاب گزینه «Page» می توانید در کادرهای from و to شماره صفحه‌های محدوده مورد نظر را وارد کنید. طبعاً این امکان وقتی وجود دارد که گزارش تهیه شده بیش از یک صفحه باشد.
· در صورتیکه می‌خواهید بیش از یک نسخه از گزارش چاپ نمایید، در قسمت Copies در کادر :Number of copies تعداد کپی مورد نظر را وارد نمایید. (از هر صفحه به تعداد مشخص شده چاپ می‌گیرد.)
توضیحات :
اگر در قسمت :Numbe
of copies عدد انتخابی بیشتر از یک باشد، گزینه «Collate»
فعال می‌شود. با این گزینه می‌توانید
تعیین کنید که چند نسخه را به چه شکل چاپ کند. ابتدا صفحات اول، سپس صفحات دوم، ... را چاپ کند
یا ابتدا یک نسخه از کل گزارش را چاپ کند و سپس نسخه بعدی و الی آخر.
در صورتیکه تعداد صفحات گزارش بیش از 1 صفحه باشد، می‌توانید از شکلکهای تشریح شده در زیر جهت حرکت مابین صفحات استفاده نمایید.
با انتخاب شکل
صفحه
اول گزارش را نشان می‌دهد.
با انتخاب شکل
صفحه قبلی
گزارش را نشان می‌دهد.
با انتخاب شکل
صفحه بعدی
گزارش را نمایش می‌دهد.
با انتخاب شکل
صفحه
آخر گزارش را نشان می‌دهد.
با انتخاب شکل
،
پنجره «Go to Page» باز می‌شود. در قسمت کادر
باید شماره صفحه ای که می‌خواهید نمایش داده شود را وارد کرده و کلید
«OK» را انتخاب کنید. صفحه مورد نظر نمایش داده می‌شود.
با انتخاب شکل
، پنجره ای باز می‌شود که در کادر Find What متن
مورد نظر را وارد کرده و کلید «Find Next و یا کلید Enter»
را از صفحه کلید انتخاب کنید.
اگر بخواهید به دنبال متنی بگردید که در شرح قرار دارد، از وارد کردن اعداد خودداری کنید. در هر صورت، جستجو در این قسمت زیاد هوشمند نیست و برای جستجوی راحتتر بهتر است در قسمت نمایش گزارش مربوطه از امکانات جستجوی تعبیه شده استفاده شود.
با انتخاب شکل
منویی حاوی گزینه های زیر باز می‌شود.
· «نمایش عرض صفحه» صفحات گزارش بصورتی نمایش داده می‌شود که کل عرض صفحه قابل رویت باشد.
· «نمایش کل صفحه» صفحات گزارش بصورتی نمایش داده می‌شود که کل صفحه قابل رویت باشد.
· «400% الی 25%» صفحات گزارش به اندازه درصد داده شده از اندازه واقعی نمایش داده می‌شود. 100% اندازه واقعی است. اندازه بیشتر باعث درشتتر شدن گزارش می‌شود.
· «درصد مورد نظر» در صورتیکه هیچ یک از گزینه های فوق پاسخگو نبود، با استفاده از این گزینه می‌توانید درصد بزرگنمایی مورد نظر را (25% الی 400%) بصورت آزاد تعیین نمایید. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز می‌شود. در کادر موجود درصد مورد نظر را وارد کرده و کلید «OK» را انتخاب کنید.